QUY TRÌNH, CHỨNG TỪ VÀ CÁCH XỬ LÝ RỦI RO

Trong hoạt động Xuất Nhập Khẩu (XNK), thủ tục hải quan luôn là nỗi ám ảnh của nhiều doanh nghiệp. Chỉ cần sai một ký tự trên chứng từ, áp sai một mã HS Code, hay chậm trễ trong việc xin giấy phép, lô hàng của bạn có thể bị “giam” tại cảng hàng tuần trời.

Hậu quả là chi phí lưu kho bãi (DEM/DET) tăng vọt, nguy cơ rớt tàu, phạt hành chính và bể kế hoạch kinh doanh.

1. Bộ chứng từ cốt lõi cần chuẩn bị trước khi khai báo

Trước khi bấm nút truyền tờ khai trên hệ thống, bạn phải có trên tay bộ chứng từ đã được kiểm tra chéo và khớp dữ liệu 100%. Thực tế, hải quan sẽ bắt lỗi ngay nếu có sự lệch lạc giữa các giấy tờ này.

Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại):
Thể hiện rõ giá trị lô hàng, điều kiện thương mại như FOB, CIF, EXW…
Packing List (Phiếu đóng gói):
Thể hiện chi tiết quy cách đóng gói, trọng lượng tịnh (Net Weight), trọng lượng cả bì (Gross Weight) và số lượng kiện/carton. Dữ liệu này phải khớp tuyệt đối với số khối (CBM) thực tế trên vận đơn.
Bill of Lading (Vận đơn):
Chứng từ vận tải dùng để đổi lấy Lệnh giao hàng (D/O) đối với hàng nhập, hoặc làm thủ tục xuất tàu đối với hàng xuất.
Tờ khai nháp (Draft):
Đã lên sẵn các chỉ tiêu thông tin trên phần mềm ECUS5/VNACCS nhưng chưa truyền chính thức.
Giấy phép / Kiểm tra chuyên ngành:
Nếu mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt như kiểm dịch động thực vật, kiểm tra chất lượng Nhà nước, khai báo hóa chất, thiết bị y tế…, bạn bắt buộc phải đăng ký hệ thống hoặc xin giấy phép trước khi hàng về cảng.

Việc chờ hàng về rồi mới làm giấy phép là nguyên nhân lớn nhất gây tốn chi phí lưu kho.

2. Quy trình 3 bước xử lý thủ tục tại hiện trường Cảng/Sân bay

Khi hàng đã cập cảng hoặc đã hạ bãi đối với hàng xuất, quy trình thực tế tại hiện trường chi cục Hải quan sẽ diễn ra theo 3 bước:

Bước 1: Truyền tờ khai chính thức và Check luồng

Sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để truyền tờ khai chính thức trên phần mềm ECUS5. Hệ thống VNACCS của Hải quan sẽ tự động phân luồng:

Luồng Xanh:
Hệ thống thông quan tự động. Bạn chỉ cần đóng thuế nếu có, in mã vạch tờ khai, xuống cảng làm thủ tục thanh lý với Hải quan giám sát và kéo hàng về.
Luồng Vàng:
Hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy hoặc hồ sơ online trên hệ thống V5.
Luồng Đỏ:
Mức độ cao nhất. Hải quan vừa kiểm tra hồ sơ giấy, vừa tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa hay còn gọi là kiểm hóa.

Bước 2: Xử lý tại ô cửa Hải quan đối với Luồng Vàng và Luồng Đỏ

Nếu dính Luồng Vàng: Bạn mang bộ chứng từ gồm Invoice, Packing List, Bill, Tờ khai, Giấy phép chuyên ngành đến nộp tại ô cửa Hải quan đăng ký. Hải quan sẽ check tính hợp pháp của chứng từ, soi kỹ tên hàng, mã HS Code và giá trị khai báo. Nếu mọi thứ hợp lý, họ sẽ duyệt thông quan trên hệ thống.

Nếu dính Luồng Đỏ:

Bạn phải hoàn thành bước kiểm tra hồ sơ như Luồng Vàng để xác định hình thức kiểm hóa, có thể là kiểm thủ công bằng tay hoặc kiểm qua máy soi.
Xuống bãi cảng/kho tìm kiếm container/lô hàng, đăng ký với cảng để cắt chì (seal), điều xe nâng/công nhân bốc xếp đưa hàng ra vị trí kiểm hóa.
Đưa cán bộ Hải quan kiểm hóa ra vị trí hàng. Họ sẽ xem xét nhãn mác (Label), xuất xứ (Made in…), kiểm tra số lượng, chủng loại có đúng như khai báo hay không.
Nếu khớp, cán bộ ký biên bản kiểm hóa để duyệt thông quan.

Bước 3: Nộp thuế và thông quan hoàn toàn

Nộp các khoản thuế quy định như Thuế nhập khẩu, VAT… bằng hình thức nộp thuế điện tử 24/7 qua ngân hàng liên kết.

Ngay khi tiền thuế nổi trên hệ thống của Hải quan, tờ khai sẽ được chuyển trạng thái “Thông quan”. Lúc này, bạn in phiếu EIR đối với hàng container hoặc phiếu xuất kho để tài xế container/xe tải vào kéo hàng ra khỏi cổng cảng.

3. Ba rủi ro thực tế thường gặp và cách xử lý nhanh

Rủi ro 1: Hải quan nghi ngờ mã HS Code do áp sai thuế

Thực tế: Bạn khai mã HS này để hưởng thuế suất 0%, nhưng Hải quan nhận định hàng của bạn phải thuộc mã HS khác có thuế suất 5–10%.

Cách xử lý: Không nên đôi co cảm tính. Hãy chuẩn bị sẵn tài liệu kỹ thuật (Catalogue), hình ảnh chi tiết của sản phẩm hoặc lịch sử các tờ khai nhập khẩu tương tự trước đó đã được thông quan thành công để giải trình.

Nếu không đồng ý với Hải quan nhưng cần lấy hàng gấp để kịp tiến độ, doanh nghiệp có thể chọn phương án “Thông quan theo kết quả phân tích phân loại”. Tức là gửi mẫu đi giám định bẻ mã sau, chấp nhận đóng một khoản tiền bảo lãnh hoặc tạm nộp theo mức thuế cao trước để lấy hàng về.

Rủi ro 2: Sai lệch thông tin trên bộ chứng từ

Thực tế: Tên hàng trên Invoice thừa hoặc thiếu một vài ký tự so với Vận đơn, hoặc số trọng lượng (Gross Weight) trên tờ khai bị lệch vài kg so với phiếu cân thực tế tại cảng do lỗi đánh máy.

Cách xử lý: Liên hệ ngay với Hải quan đăng ký/giám sát để giải trình độ lệch nếu sai sót nhỏ, không làm thay đổi bản chất hàng hóa và nghĩa vụ thuế.

Tiến hành làm thủ tục Khai sửa đổi, bổ sung tờ khai AMA trên phần mềm và nộp công văn giải trình kèm chứng từ gốc đã được hãng tàu hoặc đối tác nước ngoài đính chính để được phê duyệt sửa lỗi.

Rủi ro 3: Chậm kết quả kiểm tra chuyên ngành, phát sinh chi phí lưu kho

Thực tế: Hàng về cảng nhưng trung tâm kiểm nghiệm hẹn 5–7 ngày mới có kết quả kiểm tra chất lượng hoặc vệ sinh an toàn thực phẩm. Tiền lưu container tại cảng mỗi ngày có thể lên tới hàng triệu đồng.

Cách xử lý: Làm đơn xin “Đưa hàng về kho bảo quản” theo quy định của pháp luật Hải quan.

Doanh nghiệp cam kết chịu trách nhiệm bảo nguyên trạng niêm phong chì và hàng hóa tại kho riêng của mình, không đem ra kinh doanh khi chưa có kết quả.

Khi Hải quan duyệt đơn, bạn được phép kéo hàng về kho riêng để cắt giảm chi phí lưu bãi tại cảng, chờ khi có kết quả test đạt chuẩn thì mang lên nộp bổ sung để thông quan chính thức.

Lời kết

Thủ tục hải quan thực tế không phức tạp nếu bạn làm tốt khâu chuẩn bị: Chứng từ đồng nhất, check kỹ mã HS, chủ động làm giấy phép chuyên ngành sớm.

Đối với các doanh nghiệp mới hoặc các mặt hàng có tính chất kỹ thuật phức tạp, việc sử dụng các dịch vụ Đại lý Hải quan uy tín là giải pháp an toàn để tối ưu hóa thời gian và giảm thiểu rủi ro pháp lý tại hiện trường.